En cualquier empresa, los documentos formales como facturas, contratos o currículums son la base de las operaciones diarias. La mayoría de estos documentos se comparten y archivan como archivos PDF, un formato que, aunque es práctico para leer y compartir el contenido con otras partes interesadas, mantiene la información “bloqueada” en texto. Los datos de estos ficheros son vitales para el negocio, pero no se pueden utilizar, al menos de forma automática, para analizar el contenido con herramientas externas.
Esta situación lleva al intento de extraer esta información de forma manual, lo cual es una tarea bastante ineficiente. Es un trabajo lento, repetitivo y con una alta probabilidad de cometer algún error que derive en una pérdida de dinero o afecte a operaciones futuras. El problema en sí no es solo el tiempo que se pierde, es más bien una cuestión de coste de oportunidad. Al igual que ocurre en otras áreas, el tiempo que consumen este tipo de tareas ineficientes puede y debe emplearse en tareas estratégicas que aporten un mayor valor al negocio.
Esta situación genera cuellos de botella en departamentos clave como finanzas o recursos humanos, y acaban por ralentizar a toda la organización. Con el fin de solucionar este problema, nuestro enfoque se centra en desarrollar soluciones que, mediante Inteligencia Artificial, nos permitan aprovechar esta serie de archivos PDF estáticos y convertirlos en fuentes de datos estructurados y listos para ser utilizados. El objetivo principal es transformar un proceso ineficiente (extracción manual de información) en un sistema que aporte precisión y agilidad a la empresa.
Nuestra metodología de extracción inteligente con IA
Cuando se trata de “desbloquear” el valor de documentos formales, aplicamos un proceso claro que se basa en dos tecnologías clave. Por un lado, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y, por otro, el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP). Las necesidades de cada empresa son únicas, por lo que nuestro valor está en proporcionar una solución integral en la que adaptamos e integramos estas tecnologías para que comprendan los documentos en el contexto específico de cada negocio.
Digitalización del contenido con OCR
El primer paso es convertir el contenido del PDF en texto que una máquina pueda procesar. Aquí empleamos OCR para extraer el contenido del documento, incluso si se trata de una imagen (como es el caso de los ficheros escaneados) o un archivo de baja calidad. Empleamos algoritmos avanzados capaces de interpretar y distinguir diseños y distintos tipos de letra con el objetivo de asegurar que la transcripción sea lo más fiel posible al fichero original; una transcripción precisa es la base fundamental para cualquier extracción de datos fiable.
Comprensión del contexto con NLP
Una vez que el texto está digitalizado, es necesario interpretarlo. A diferencia de otros sistemas que solo buscan palabras clave, trabajamos en el desarrollo de algoritmos que entiendan el significado y contexto del documento. El resultado que buscamos es que el sistema aprenda a identificar y extraer la información que realmente importa para la empresa. Por ejemplo, en el caso de una factura, tal vez sea necesario distinguir la cifra del "Total a pagar" de otros importes como los impuestos, o encontrar una "Fecha de vencimiento", que podría estar en cualquier parte del documento, ya que dependería de la estructura principal que emplee la firma al emitir dicha factura. Este entrenamiento específico nos garantiza disponer de las herramientas necesarias para diseñar una solución que alcance la precisión y flexibilidad que se necesita en cada caso.
Integración con las herramientas de trabajo de la empresa
Entendemos que la extracción de datos es solo una parte del trabajo. El valor real se obtiene cuando la información extraída fluye directamente a los sistemas que la empresa ya utiliza. Por eso, una parte fundamental de nuestro servicio es la integración.
En todo proyecto, nos aseguramos de diseñar los conectores necesarios para que los datos estructurados (una vez que se han extraido e interpretado del documento) se inserten de forma automática en sus plataformas de ERP, CRM o sistemas de contabilidad. Este enfoque nos permite crear un flujo de trabajo automatizado que aprovecha las herramientas que la empresa conoce y con las que está habituada a trabajar.
Esta tecnología de extracción e interpretación tiene aplicaciones prácticas en toda la organización. En los siguientes párrafos explicamos cómo nuestra solución resuelve ciertos problemas concretos en tres departamentos fundamentales.
Finanzas: precisión y velocidad para el equipo financiero
El procesamiento manual de facturas es una de las tareas más repetitivas, y es propenso a generar cuellos de botella dentro de los departamentos financieros. Nuestra solución automatiza la captura de todos los datos de facturas que resulten relevantes para la compañía, reduciendo considerablemente el tiempo de contabilización. Como resultado, el equipo financiero puede centrarse en el análisis y estrategia del negocio, y se elimina el riesgo de errores en la transcripción de los documentos.
Área legal: revisión contractual más rápida y segura
Para un equipo legal, revisar un contrato largo para encontrar cláusulas específicas o identificar riesgos es un trabajo que tiende a consumir mucho tiempo. En estos casos, empleamos como base el conjunto de datos que nos proporciona la empresa para entrenar modelos buscando que adquieran una comprensión plena del lenguaje jurídico que se requiere. Estos modelos se encargan después de analizar los contratos, identificando las partes, fechas e importes relevantes. En los casos donde es necesario, trabajamos en implementar las herramientas necesarias para que el sistema sea capaz de detectar anomálias, como, por ejemplo, la falta de una cláusula estándar que invalide el documento. El resultado es una revisión de contratos mucho más rápida, con menor margen de error y un mayor grado de cumplimiento regulatorio.
Recursos Humanos: selección de personal justa y eficiente
Es muy común que los departamentos de Recursos Humanos reciban cientos de currículums para cada oferta de empleo. Revisar todas las aplicaciones de forma manual es ineficiente y, además, puede sesgar la selección en el proceso. En estos casos, nuestra solución proporciona una herramienta fiable con la que el departamente puede leer cualquier currículum y extraer información estructurada. En la mayoría de los casos, solamente se buscan detalles de la experiencia, habilidades y formación, que son utililizados para comparar el perfil del candidato con los requisitos del puesto y crear así un ranking objetivo. Automatizar esta primera criba puede reducir el tiempo necesario prácticamente a la mitad, acelerando la contratación y ayudando a que la selección sea más justa en el proceso.
Podemos afirmar que la capacidad de la Inteligencia Artificial para convertir documentos estáticos como los PDF en fuentes de datos activas abre nuevas posibilidades de automatización y facilita una toma de decisiones más rápida e informada en los distintos departamentos de una compañía, y estamos seguros de que, con el tiempo, cada vez serán más las empresas que aprovechen al completo esta tecnología y dispongan de una ventana competitiva con la que poder destinar la mayor parte de su capital humano en crecer y diseñar soluciones innovadoras.
